【樂寫書評】《Scrum敏捷實戰手冊》 團隊合作新思維,用一半的時間做兩倍的事

對軟體工程師而言,「敏捷開發」、「Scrum」已經不是新名詞。事實上,敏捷的概念最早在 1993就被提出,Scrum 則是達成敏捷管理最常使用的方法 ;目前全世界已經有許多企業採用 Scrum,包含可口可樂、博世、3M…等,使用領域也不再限縮於軟體開發產業,更擴及銀行、汽車甚至是軍工業。本書的作者 J. J. 薩瑟蘭 身為 Scrum 公司的執行長,2014年與父親共同出版 《SCRUM:用一半的時間做兩倍的事》後大受歡迎,並在暌違5年後出版續作,並在書中展示企業採用Scrum後的實際案例以及可能遭遇的阻礙。

揮別瀑布法(Waterfull)管理,用 Scrum 帶領團隊快速達標

傳統的專案管理採用的是所謂瀑布法(Waterfull)形式,客戶提出需求時,經 PM確認後排出專案進度,並在甘特圖上畫出一條又一條的長條,一切看起來似乎都很美好,然而正所謂「計劃趕不上變化」,實際執行專案後,團隊往往會碰到很多難題,例如系統開發比原本預想的更花時間,每個工作間又環環相扣,導致專案時程不斷延宕; 好不容易專案進度到80% 時,客戶卻希望新增功能,專案時程又得重新規劃。上述的狀況在業界屢見不鮮,大家都喜歡做計畫,並期望透過完美的計劃讓任務在時限內達標,但殘酷的是這個世界不斷在改變,客戶的需求也不斷在變化,如果沒有即時呼應外部環境,那就只會做出不符合市場需求的產品,最終在時代的洪流下被淘汰。

有別於傳統瀑布法開發,Scrum 的優勢在於能動態回應客戶和市場需求,同時透過每天的例會,幫助團隊成員在第一時間發現問題並迅速解決,藉此提升工作效率並在時限內達成目標,以下整理出Scrum 運作中的3種角色與5種活動。

在Scrum 團隊中,沒有所謂的 PM或領導者,只有以下3種角色:

產品負責人:負責確定客戶或市場需求,並按照價值排定工作優先順序,建立產品待辦事項清單。
Scrum大師:確保團隊運作遵照 Scrum 流程,幫助團隊提升速度,除去一切障礙。

.團隊成員:完成工作的主力人員。

在確認角色後,就可以進行最重要的5項活動:

衝刺(Sprint)規劃:展示產品待辦事項清單,選定衝刺期要做的任務。

衝刺:配合團隊狀況選擇最佳的工作節奏,衝刺期間需小於一個月,但一週的衝刺最適合。

每日Scrum(立會):每天花15分鐘向團隊成員報告工作進度與當天目標。
衝刺檢視:衝刺結束後,向利害關係人與客戶展示已經完成的工作與成果。
衝刺回顧:產品負責人、Scrum大師和團隊成員一起討論進展順利的部分、檢討應該改進的部分,以及下次該如何調整。

可以看到在Scrum強調的是扁平化的組織,在衝刺期間如果遭遇任何困難或阻礙也都能直接提出來,避免問題像滾雪球一般越來越大。另一方面,產品負責人也能根據團隊成員前一個衝刺的表現,掌握眾人的工作速度,對專案時程也能有更精確地預測。

Scrum 不是萬靈丹,組織作出相應改變才能從A到A++

這時可能有人會問「採用敏捷管理後,專案一定能成功嗎?」答案是否定的。根據史丹迪集團的調查,雖然採用敏捷的成功率比傳統專案管理的成功率高出20%,但仍有近六成的專案最終會有時程延誤、預算超支或是讓客戶不滿意等問題,探究原因後,發現「僵化的決策流程」是一大硬傷。當組織連六位數內的預算都要層層審核時,團隊的產能必定下降,每次的決策都拖延一下,最終就走向災難。正因如此,當企業導入Scrum的同時,高層也要下放權力,讓產品負責人能決定大部分的事務,確保團隊能持續朝目標邁進。

專案的失敗,並不表示成員不努力或是能力不足,有時候是因為上層不斷拋出新的任務,蠟燭多頭燒的情況導致眾人無法聚焦在同一件事上,而Scrum的出現正好能指出問題所在,讓團隊成員能向優先事項以外的事情Say no,專心致志地完成最重要的目標。

書中舉了很多Scrum成功的案例,大至3M 20億美元的併購案、瑞典紳寶戰鬥機的研發,小至個人的時間規劃都適用Scrum。你也認為現在的工作、生活一團亂嗎?列出所有待辦事項、進行中的任務以及完成成果,讓Scrum幫你快速從A到A++ 吧!


《SCRUM敏捷實戰手冊》

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作者介紹

許博涵

理性與感性並存的搞怪少女,喜歡健身、喜歡看現場喜劇,也喜歡所有新奇的事物,在應該要成熟的年紀,卻有一顆長不大的心。性格是明確的急驚風,不論是工作或是日常生活都喜歡有效率地達成目標,但也很容易提前焦慮,因此獲封「緊張大師」稱號。

享受寫作帶給我的成就感,但產出速度慢,作品仍持續累積中。

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