【12】事情一次就做對:迅速提升效率的時間管理術

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說真的我是懶人一枚,上班已經用盡體力去全力衝刺,下班真的很想躺在床上看電影耍廢!但論及高效率的工作時間管理,以及下班逼迫自己充實的方式,多少還是可以跟大家分享一下。

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幫你找出「問題」出在哪裡?到底是哪些人、事、物造成干擾消耗掉你寶貴的時間
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對時間保持敬意,善加利用每一分每一秒!

我因為我媽的關係,逐漸培養出這些時間管理的習慣。我媽她比任何人都還要懂得利用時間,連鎖家門前都要先按電梯省下等待的時間!該忙碌充實的時候動力十足、該休息放鬆的時後也是盡情享受。她總是不斷叮嚀我這個時間該做什麼該準備什麼,所以我也跟著耳濡目染,學會一些時間管理的方法,養成現在的生活習慣。

時間管理的重點不是你花了幾個小時做某件事,而是你在這幾個小時當中做了哪些事!

特別是瑣碎時間(例如:等車、排隊),如果你善加利用的話,就會發現那一天忽然多出1-2個小時可以讓你休息看電視!不要在搭車時玩遊戲,趁這個時間收發郵件、跟對方敲定見面的時間、下單購買東西或是思考今天的代辦事項…等等,你會發現許多大大小小讓你瞎忙的雜事,都可以在10分鐘以內迅速搞定!

不管是上班還是下班,我的腦袋會不斷思考並訂定計畫想著接下來的行程,一直不斷破關打怪闖進下一個Level。就連假日和老公約會都是一種時間管理的戰術,該怎麼預先執行才能玩得更盡興!當你發現自己在一天內完成那麼多事情,那可是非常有成就感呢!

條理分明的做事方法,將有助於工作的完成

與其壓榨自己提高產能,倒不如花時間思考你真正該做的是什麼?這意味你可減少工作量(避免在不必要的事物上浪費精力),使自己有更多時間把重要的事情做好!

遇到重複性較高的工作時,就該思考如何用聰明的方法縮短時間。舉例像是我工作當小編時,會有不少消費者私訊類似的問題,我就會整理出一個文字檔照表複製貼上回文,頂多依照情況稍作修改。又或是遇到不確定的事情,例如有人丟案件給我,我先跟Boss告知。Boss內容確認OK、業務尺寸搞定我再動工,這樣也能避免瞎忙一場!

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完成事情的最快方法,就是1次只專心做1件事

許多人喜歡一心多用,邊講電話邊打鍵盤!以前我會羨慕人家怎麼腦袋那麼靈活,要我邊講話邊打字,根本無法做到!但實際上,1次只專心做好1件事情,才能真正降低失誤率。

打字太快傳送給客戶時才發現打錯、講電話不夠專心造成對方誤解,這些失誤都會造成事情做不到位,反而還要花更多時間去滅火作解釋。10分鐘可以搞定的事情最後花上1個小時去搞定,這樣不就把時間給浪費掉了!

想成為一個善於時間管理的人,意味著做事必須有條理、有效率、不拖泥帶水!但是想成功,就必須要養成工作及生活上的好習慣。

還有一個重點~沒有人能記住所有事情,不管他的記憶有多好!可以的話隨時準備一本小型筆記本,只要想到要做什麼事情就記錄下來,列出當天的必做清單以及延後幾天也行的事項。我有一個習慣,就是我寫上去的事項旁邊會畫一個框框,這樣就會逼著我為了想要在上面打上一個漂亮的勾,努力把它給完成!

盡量避免自己長期處於高度壓力的狀態

我看過自己的人類圖以後也覺得超神準,只要在過度壓力的工作環境下,我的腎上腺素就會異常敏感,許多症狀街湧而來感到非常煩躁,導致身心靈無法處於一個最佳狀況。這通常都不是我們給自己過多壓力,大都是不可避免的外力因素所導致!

例如開始下一件工作之前,先完成眼前的工作!當自己被迫處理某些出乎意料的事情,像是同事忽然有個急件要你處理,當你評估後覺得很難說「不」的時候,可以延後「答應」對方的時間。還有要盡量避免干擾,這也是造成壓力的來源。目前我最大的干擾挑戰就是老公吧(被毆打)

但感情本來就是要花時間培養,所以當他鬧脾氣想要陪、晚上想要出門買東西的時候,我還是會放下手邊工作去陪他幾分鐘。有些干擾不可避免,挑戰也很大,所以我們只能盡量取得一個平衡點,至於如何拿捏分寸就各憑本事了!

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重要大事最好一點一點完成.還要善用你的工具

當你無法想像某些案子的行程,是因為它的規模實在太過龐大,能讓你持續處理這項曠日費時工作的唯一方法,就是一點一滴逐步完成。把工作切分為好幾個小型任務,就比較有辦法先解決掉部分工作。

我會明確設定自己下班後的任務,而且是要能達成的具體時程。分為短期、中期、長期,但我的短期是以7天為單位,長期以3個月為單位。

像是今年4-6月的「下班目標」是Toeic英文考試,我會設定7天裡有2天上一對一線上英文家教課,每次2小時;2天的時間去星巴克寫閱讀&聽力模擬考;其他所有的事情像是寫部落格、聚會、額外工作、當賢妻…等,則壓縮在另外3天去處理。

聽起來還好,但要持續做下去真的很需要毅力!對了忘記說,我還逼迫自己一個月要讀完3本書,再把上述把所有事情算在「下班後的5小時」,時間真的頗趕的!

下班還要那麼拼,真的很累!但每當你完成一個目標時,你會驚訝自己做了那麼多!

另外我們工作幾乎都離不開電腦,所以要好好善用自己的科技設備。像是經常進行硬碟的資料整理、熟悉最常使用的軟體快捷鍵、一次只開啟1-2種軟體別開太多、時常備份資料…等等。畢竟找資料找不到也是很浪費時間的,讓自己隨時處於高效率的工作態度也能準時下班!(當然也要視公司的文化而定)

還有最重要的一點,就是不要被手機給「綁架」了。上班工作要隨時Online那就算了,下班時就讓手機遠離你2公尺吧!反正等你忙完一個小時後再回覆也沒差,不要為了一兩個叮咚聲而打斷你現在正在做的事情。先把事情忙完,有空再去看手機!

人生中確實有許多必須完成的事,但有時就是沒有足夠的時間或資源好好處理眼前的任務,這時候如何「強化時間管理」就顯得非常重要!

透過「事情一次就做對。迅速提升效率的時間管理術」這本書,我也整理出一些自我分析問題,設計成實用的精華PDF檔。幫助你評量自己是否進步的指標,找出「問題」出在哪裡?希望能夠幫助到大家~

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更多文章連結:安琪拉的設計人生


安琪拉的設計人生/陳儀庭

設計行銷無所不在,只要花點心思,任何人都能在生活中運用設計思考,創造更豐富的人生!踏入市場行銷領域多年,專長於多媒體平面設計、品牌操作與數位行銷。期望能用設計人的角度,徹底落實所謂的設計人生

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